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2021年度入社 オンライン内定式レポート

当社は、2020年10月2日(金)に2021年度新卒入社内定式をオンラインにて開催いたしました。
本年は、新型コロナウィルス感染症対策で「3密」を避けるため、初の「オンライン内定式」となりました。
当社社員はリモートワークに移行しております。そのため当社社員はもちろんのこと、内定者も自宅からオンライン参加という完全オンライン形式で実施しました。

オンライン開催を決定した経緯

2021年度の新卒内定者は11名。採用活動の大半もオンラインで行ったため、例年より全国各地からの応募が多くなり、結果として内定者の居住地も北海道から九州まで幅広くなりました。
今年猛威を振るっている新型コロナウィルス感染症対策の観点から見ても、例年のように一箇所に集まっての開催はできません。
当社では、3月の自粛要請以降、リモートワークを基本として会議のみならず面接や株主総会、決算説明会等オンラインを積極的に取り入れてきました。そのためオンライン開催には社員が慣れてきており、コンテンツ次第ではオンライン内定式でもうまく行うことができるだろうと考えました。
また、当社はテレワークのための通信インフラ整備をはじめとする、様々なオンライン化支援サービスを展開しています。(※外部サイト – PR TIMES)その当社自身が内定式をオンラインで開催することに意味があるということから、オンライン内定式として決行することにいたしました。

オンライン内定式の課題

オンライン内定式の懸念点は主に2つでした。
ひとつは、内定者同士、内定者と社員の交流が限定されてしまうこと、そしてもうひとつは、内定式の格式や意義が薄れてしまう懸念でした。
当社では、内定者に積極的にインターン(仕事体験)に参加してもらい、実際に入社するまでにファイバーゲートの仕事に触れられるような取り組みを行っています。そのインターン期間を通して内定者同士の交流を深めるとともに、実際に働く社員との接触時間を増やしながら社員としての自覚を持ってもらう目的もあります。
しかしながら、現在は採用担当はじめ現場社員がリモートワークを行っています。さらに感染症対策の観点から見ても内定者に出社いただくことは難しいため、今年はインターンも限定的です。
内定者同士、採用担当との交流も充分にできないままに、さらに内定式もオンラインになると、内定したという実感や、今後当社で仕事をしていくイメージがわかないのではないかという懸念があったのです。

オンライン内定式を成功させるために

そこで、今年は採用決定から内定式開催までの期間、積極的にオンライン面談や先輩質問会、懇親会を例年より多く開催し、内定者同士だけでなく様々な社員と接していただく機会を設けました。
通年であれば、インターン期間中や内定式の休憩時間に、内定者同士、他愛もない会話でコミュニケーションがとれますが、すべてオンラインだとなかなか個人同士の会話ができません。そのため、今後同期となる内定者同士の絆を深める施策を実施しました。
内定式前の研修では、ブレイクアウト機能を使って少人数制のグループ分けをし、自由にフリートークをしてもらう時間をつくりました。
また、内定者に緊張感を持ってもらうためにも、本番前に内定者同士で自己紹介の練習する時間を作ったり、オンライン研修を実施したり等、内定者同士で一丸となって「内定式を成功させる」という目標を掲げながら準備を行いました。
今回は内定証書の授与もオンライン上で行いましたが、正式な内定証書を後日郵送して手元に届けることにより、少しでも今回の内定式が心に残るものになれば、と考えました。

内定式当日は大成功

内定式当日のタイムテーブル

  • 16:30~ 開会の挨拶
  • 16:33~ 内定者自己紹介
  • 17:30~ 内定証書授与
  • 17:35~ 代表取締役あいさつ
  • 18:00~ 閉会の挨拶

1時間半という短い時間ではありますが、内定者自己紹介ではオンラインならではのプレゼン内容を互いに考え、事前に内定者間でリハーサルを行ったため、本番でも滞りなくスムーズに進めることができました。

オンライン内定式の画像

オンライン内定式の画像

初のオンライン内定式は良いことがたくさん

オンライン内定式は不安や懸念が多く、デメリットばかりと思われがちですが、実際はメリットが多くあることに気づけました。
内定者はまだ実習や研究という学生生活を送っています。その中で時間を見つけて出社すると労力・時間等負担がかかりますが、オフラインではその負担を最大限に軽減できました。内定者の学生最後の貴重な時間を大切にできるという点では、良い形式であったと考えます。
また、社員側も会場準備等のコスト削減や、社員の時間を最低限で抑えられることもオンラインの利点だったと思います。
内定式を終えて、内定者からも「刺激の多い1日で、さらに多くの方と関わる事ができて本当に楽しかった」「やはり実際に内定証書を書面として手に取ると嬉しい」という声が上がりました。
当社社員からも、「face to faceだと大人数で全員と話すことができなかったり、近い人としか話せないことが多いが、オンラインでブレイクアウトなどを利用することによって話す機会が作られることにより、より楽しむことができた」と評判でした。

実際に会って表情や雰囲気などを読み取って話すことももちろん大切です。しかし、距離が離れている方と気兼ねなく集まれる環境を様々なツールを使って作り出すことは可能です。今回、オンラインで内定式を開催できたことから、新たな採用交流の可能性を実感することができました。
今後も、当社は新しい生活様式に合った働き方を模索しながら、より良い会社作りを目指してまいります。

【概要】

イベント名
ファイバーゲート2021年度新卒入社内定式
開催日時
2021年10月2日(金)16:30~18:00
開催場所
完全オンライン(ZOOM)
参加者
2021新卒内定者11名
役員・部門長・事務スタッフ含めた社員21名
(総勢32名)